L’exception au quotidien

 

J’interviens pour assurer des missions de soutien administratif et pré-comptable.

Je peux également procéder au remplacement temporaire de votre salarié, que ce soit en présentiel ou à distance, afin de garantir la continuité de votre activité.

Aide à la gestion de vos biens immobiliers

Aide à la réorganisation de votre entreprise

 

Nos engagements : la qualité et un service impeccable. Sur devis.

 

Vous choisissez :

* Nous nous adaptons à votre organisation existante

* Nous vous aidons à en structurer une, en mettant en place des process simples et efficaces

 

Liste non exhaustive. 

Administration des ventes

 

  • Elaboration et envoi par mail des devis

avec suivi et relance.

  •  Création et envoi des factures / efactures
      •  Suivi des paiements et relances clients

      Rapprochement factures / encaissements.

      Relances clients par mail, selon un plan préétabli (courtoise, ferme, précontentieuse).

      •  Gestion des impayés avec tableau de suivi

      Tableau de suivi des créances clients.

      Proposition de plan de paiement échelonné si nécessaire.

      •  Archivage numérique des documents de vente

      Classement des devis, factures, avoirs, bons de livraison...

      Dossiers clients.

       

      Gestion administrative

       

      • Traitement des e-mails

      Tri et classement des messages (priorisation).

      Réponses aux e-mails courants, relances, réponses types.

      Mise en place de règles automatiques, création de modèles de réponse.

      • Organisation des dossiers

      Création d'une arborescence de dossiers numériques claire (Google Drive).

      Classement et nommage des fichiers selon une logique définie, archivage sécurisé des documents.

      • Suivi des échéances administratives

      Renouvellement de contrats, assurances, abonnements.

      • Gestion des notes de frais

      Collecte des justificatifs, vérification de la conformité des pièces. Saisie des montants dans un tableau de suivi.

      • Rédaction de courriers ou de contenus

      Rédaction de courriers administratifs, lettres de résiliation, demandes officielles.

      Élaboration de contenus professionnels : mails, comptes-rendus, newsletters internes.

      • Correction et relecture

      Correction orthographique, grammaticale et syntaxique de documents (rapports, présentations, courriers).

      Harmonisation de la mise en page et du ton utilisé.

      Relecture de documents importants avant envoi (propositions commerciales, contrats…)

      • Suivi administratif quotidien

      Personnalisé, suivant la demande ou les besoins du client.

       

      Suivi des locations vacances sur Aibnb

       

      Gestion complète à distance de votre logement

      • Création et optimisation de l'annonce
      • Mise à jour des paramètres et des tarifs 
      • Gestion du calendrier et des réservations
      • Réponses rapides et personnalisées aux voyageurs
      • Organisation des arrivées et départs

            boite à clé sécurisée, code digital

            ou remise en main propre par une personne désignée par le propriétaire

      • Coordination avec votre femme de ménage

            Check-in / Check out

             Suivi avec photos si besoin

      • Contrôle des consommables

            Alerte en cas de manque

      • Gestion des imprévus à distance
      •  Envoi d'un compte rendu régulier au propriétaire

       

      Pré-comptabilité

       

      • Collecte des pièces comptables

      Récupération des factures fournisseurs, notes de frais, tickets, abonnements...

      Sollicitation des clients ou fournisseurs pour obtenir les pièces manquantes.

      Téléchargement manuel ou automatique via les portails (EDF, Google, Orange...).

      • Numérisation et traitement des documents
      • Classement et archivage
      • Contrôle de conformité

      Contrôle de la cohérence entre factures et paiements.

      Identification des doublons ou erreurs.

      • Pointage bancaire

      Rapprochement des opérations bancaires avec les justificatifs. Suivi des paiements et encaissements.

      • Lien avec l’expert-comptable

      Transmission régulière des pièces comptables.

      Préparation de la clôture annuelle.

      Communication avec le cabinet comptable (questions, compléments).

      • Tenue du ou des registres obligatoires pour auto-entrepreneurs

      Registre des recettes : saisie chronologique des encaissements (montant, client, date et mode de paiement).

      Registre des achats : obligatoire pour les activités de vente de marchandises ou fournitures. Enregistrement des dépenses (date, fournisseur, montant, nature).

       

      Suivi des biens immobiliers loués

       

      • Émission et envoi des quittances par mail
      • Tableau de bord encaissements

      Pointage des règlements CAF et locataires.

      • En cas d’impayés, relances locataires

      Selon plan préétabli (courtoise, ferme, précontentieuse)

      • Révision annuelle des loyers

      Indexation selon la variation de l’IRL.

      • Dossier locataire

      Mise à jour des coordonnées locataires.

      Contrôle des assurances habitation.

      • Suivi dépôts de garantie du parc immobilier

      Tableau prenant en compte les entrées et sorties.

      • Répartition et régularisation des charges

      Charges copropriété, taxe ordures ménagères…

      • Archivage numérique factures
      • Préparation documents comptables 

      A définir avec le client selon IR ou IS.

      • Pointage bancaire

      Rapprochement des opérations bancaires avec les justificatifs. Suivi des paiements et encaissements.

      • Veille réglementaire (alertes)
      • Aide à la rédaction de documents

      Courriers, contrats de location...

       

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